Manajemen Komunikasi Organisasi

Komunikasi merupakan proses pemberitahuan atau penyampaian pesan agar tercipta saling pengertian antara komunikan dan komunikator. Manajemen komunikasi sangat penting dalam organisasi karena merupakan salah satu kegiatan yang dapat meningkatkan produktivitas dalam organisasi. Adapun unsur-unsur pokok dalam proses komunikasi yaitu: komunikan/komunikator, pesan, media, dan dampak yang terjadi dalam proses penyampaian pesan-pesan tersebut.

Komunikasi bisa dilakukan secara langsung maupun tidak langsung, dengan menggunakan berbagai media komunikasi yang tersedia. Komunikasi langsung berarti komunikasi disampaikan tanpa penggunaan mediator atau perantara, sedangkan komunikasi tidak langsung berarti sebaliknya. 

tujuan komunikasi yaitu, menciptakan saling kepercayaan, menjalin hubungan baik dengan public, membangun identitas yang baik atau citra yang baik mengenai organisasi, dan lain sebagainya. 

Manajemen komunikasi sangat penting untuk dikelola karena jika dalam suatu organisasi manajemen komunikasinya tidak maksimal maka dapat kita bayangkan bahwa organisasi tersebut tidak kondusif, karyawan tidak bekerja dengan maksimal, hubungan pimpinan dengan karyawan tidak baik, adanya tingkat emosional yang tidak terkendali, dan pertanggung jawaban yang terabaikan.

Kristalisasi Opini Public Dan Citra Positif

          A. KEDUDUKAN PUBLIC RELATIONS

Sebelumnya telah dijelaskan bahwa kedudukan Humas/PR adalah menilai sikap masyarakat (public) agar tercipta keserasian antara masyarakat dan kebijaksanaan organisasi/ instansi. Karena mulai dari aktivitas, program Humas, tujuan (goal) dan hingga sasaran (target) yang hendak dicapai oleh organisasi /instansi tersebut tidak terlepas dari dukungan, serta kepercayaan citra positif dari pihak publiknya.

·        Kedudukan Humas dalam Organisasi:

1.     Menilai sikap masyarakat (publik) agar tercipta keserasian antara publik dan kebijakan organisasi.

2.     Aktivitas humas, program humas, tujuan dan sasaran yang hendak dicapai organisasi tidak lepas dari dukungan, kepercayaan dan citra positif dari publiknya.

3.     Secara struktural, fungsi humas dalam organisasi merupakan bagian integral yang tidak dapat dipisahkan dari suatu kelembagaan organisasi.

4.     Humas membantu memelihara aturan bermain bersama melalui saluran komunikasi ke dalam dan keluar, agar tercapai saling pengertian / kerjasama antara organisasi dan publiknya.

·        Terdapat peranan Humas di berbagai kegiatan di lapangan, yaitu:

1.     Menginformasikan (to inform)

2.     Menerangkan (to explain)

3.     Menyarankan (to suggest)

4.     Membujuk (to persuade)

5.     Mengundang (to invite)

6.     Meyakinkan (to convince) 

B.    STRATEGI PUBLIC RELATIONS

Adapun tahap-tahap kegiatan strategi public relations : pertama, komponen sasaran, umumnya adalah para stakeholders dan publik yang mempunyai kepentingan yang sama. Kedua, komponen sarana yang pada strategi public relations berfungsi untuk mengarahkan. 

Landasan umum dalam proses penyusunan strategi public realtions, yang berkaitan dengan fungsi-fungsi PR/Humas secara integral melekat pada manajemen suatu perusahaan/lembaga yaitu sebagai berikut.

1.     Mengidentifikasi permasalahannya yang muncul.

2.     Identifikasi unit-unit sasarannya.

3.     Mengevaluasi mengenai pola dan kadar sikap tindak unit sebagai sasarannya.

4.     Mengidentifikasi tentang struktur kekuasaan pada unit sasaran.

5.     Pemilihan opsi atau unsur taktikal strategi public relations.

6.     Mengidentifikasi dan evaluasi terhadap perubahan kebijaksanaan.

7.     Menjabarkan strategi public relatins.

Karakteristik Publik Relations atau Humas

1)  Hubungan antar publik

Public Relations mempunyai ciri khas inter-relasi antar publik, karena para pelaku kegiatan komunikasi Public Relations masing-masingnya adalah publik atau dengan kata lain kedua belah pihak yang berhubungan adalah publik (komunikatornya publik demikian juga komunikannya).

2)  Komunikasi dua arah timbal balik

Public Relations mempunyai ciri khas yaitu Komunikasi timbal balik sebab, tujuan Public Relations adalah menciptakan dan meningkatkan citra yang baik dari organisasi kepada publik-publik yang berkepentingan.

Kegiatan yang dilakukan terdiri atas penyebaran informasi, persuasi, pengkajian opini public. Tujuan yang akan dicapai adalah tujuan organisasi dimana PR itu berada. Sasaran yang ingin hendak dituju adalah khalayak didalam dan diluar organisasi. Efek yang diharapkan adalah terbinanya hubungan yang harmonis antara organisasi dan khalayak.

3)  Melekat dengan manajemen

Public Relations mempunyai ciri khas yaitu inherent dengan manajemen. Sebabnya adalah Public Relations melekat pada eksistensi manajemen atau dengan kata lain tidak dapatdipisahkan dari manajemen/berkaitan dengan manajemen.  Dengan  demikian  konsekuensinya,  dimana  ada  manajemen disitu ada Public Relations, begitu juga sebaliknya ada Public Relations pasti ada manajemen.

Konsep Kemampuan Public Relations

1.      Kemampuan berkomunikasi. 

Kemampuan berkomunikasi bagi seorang PR sangatlah penting. Komunikasi tersebut dapat dilakukan dalam bentuk lisan maupun tulisan. Dalam bentuk lisan, yakni ia harus mampu berbicara di depan umum, harus mampu melakukan presentasi, mampu mewawancarai dalam upaya mengumpulkan fakta dan data, dan diwawancarai pers atau wartawan sebagai sumber berita dan kemampuan berkomunikasi lisan lainnya.

2.      Kemampuan untuk dapat bergaul dengan banyak orang.

Seorang PR harus mampu bergaul atau membina relasi artinya harus mampu berhubungan dan bekerjasama dengan berbagai macam orang dan mampu menjaga komunikasi yang baik dengan orang-orang yang berbeda, termasuk dengan orang –orang dari berbagai tingkatan.
Setiap orang yang berprofesi PR harus selalu memperluas jaringan  sehingga dapat memperlancar tugasnya sebagai PR. Kurang pergaulan bagi seorang PR menjadi kartu mati bagi berkembangnya karir dirinya.

3.       Mempunyai integritas diri.

Kepribadian yang utuh dan jujur artinya seorang PR harus memiliki kredibilitas yang tinggi, yakni dapat diandalkan dan dipercaya oleh orang lain, dan dapat diterima sebagai yang memiliki kepribadian utuh dan jujur.

4.      Mempunyai imajinasi/kreatif. 

Berpikir kreatif dituntut bagi seorang PR, artinya seringkali dalam mengambil tindakan cukup diplomatis dalam penyampaian. Seorang PR harus tetap mengasah kemampuan, pengetahuan dan ketrampilan PR lainnya, karena tugas PR semakin hari semakin berat, ditengah masyarakat yang semakin kritis, perkembangan teknologi informasi semakin pesat, persaingan perusahaan semakin tajam dan perusahaan selalu bersentuhan dengan pers atau media massa sebagai pembentuk opini public.